Servicios de OPC

En Ultramar Events creemos que la organización de un congreso debe afrontarse de forma integral, con el objetivo de optimizar la gestión de todos los procesos, de principio a fin. Descubra nuestros servicios OPC y despreocúpese.

Pre-congreso

Elección de las sedes adecuadas
Participación en las reuniones de planificación del Comité Organizador
Elaboración del Plan de Actuación acorde con los criterios del Comité Organizador
Negociación con proveedores para la obtención de tarifas óptimas
Fijación de las tarifas a aplicar en concepto de cuotas de inscripción
Elaboración del presupuesto preliminar y balance económico del congreso
Gestión de la comunicación: envío de mailings y e-mailings

Gestión de Sede

Coordinación y distribución de las salas de reuniones
Diseño y organización de un área adecuada de registro

Secretaría científica

Estrecha comunicación con el Comité Científico del Congreso
Coordinación y clasificación de ponencias y pósters para la posterior evaluación del Comité
Obtención de confirmaciones escritas de los autores de los trabajos
Asesoramiento en todas las sesiones científicas
Nuestro programa informático de gestión del congreso permite trabajar todos los aspectos mencionados de forma ON-LINE, a través de un password asignado
Envío y recepción de abstracts
Corrección y puntuación
Consulta de resultados

Secretaría técnica y registros on-line

Programa informático especializado para la gestión del congreso
Proceso de inscripciones y control e información periódico de inscritos al Comité Organizador
Pasarela de pago seguro
Producción de las acreditaciones
Contratación de equipos y material necesario para el registro on-site
Producción y distribución de los listados de participantes
Montaje de la documentación de los delegados

Speakers

Gestión de los viajes, alojamiento y traslados de los speakers
Habilitación de zona privada de registro
Montaje y gestión de una sala exclusiva con asistencia personalizada durante el congreso con personal altamente cualificado
Selección de proveedores de gama alta para su atención exclusiva
Servicio a disposición de traslados al aeropuerto y ciudad durante toda su estancia
Asesoramiento informático para la proyección y presentación de ponencias y trabajos

Vips

Atención personalizada en el aeropuerto y gestión de la utilización del acceso reservado a autoridades
Reserva de alojamiento VIP en los mejores hoteles de la ciudad
Servicio personalizado de guías-acompañantes con alto conocimiento de la oferta cultural, gastronómica y comercial de la ciudad
Entrega personalizada de documentación

Audiovisuales

Coordinación de los audiovisuales necesarios para las salas de reuniones en función de su tamaño y características acústicas y de visibilidad
Montaje y coordinación de secretaría de audiovisuales con técnicos especializados
Montaje de salas de prensa completamente equipadas
Montaje de equipos de traducción simultánea
Coordinación y planificación de los montajes y desmontajes de todos los equipos técnicos
Contratación de servicio de fotografía y vídeo

Alojamiento

Bloqueo de las habitaciones necesarias para el evento
Negociación de tarifas con los hoteles
Gestión de las reservas a través de un programa informático especialmente diseñado
Elaboración de listados (“rooming lists”) para los hoteles e información del estado de las reservas al Comité Organizador

Transporte

Planificación y coordinación de traslados en autocar
Lanzaderas aeropuerto - sede - aeropuerto
Lanzaderas aeropuerto - hoteles - aeropuerto (por rutas)
Lanzaderas hoteles - sede - hoteles (por rutas)
Transporte en actos sociales
Transporte para visitas técnicas
Transporte para staff
Transporte privado con chofer

Marketing y comunicación

Desarrollo de la imagen del congreso y campaña de branding asociada
Diseño y producción de los materiales de marketing
Planificación y desarrollo de la señalética para el congreso
Gestión de los sistemas de publicidad exterior móviles (bus branding)
Difusión del congreso. Estrategia y plan de actuación de comunicación

Exposición comercial y patrocinio

Estrategia específica para la captación de aportaciones económicas con un atractivo programa de espónsors
Coordinación de los servicios contratados por los espónsors
Supervisión del montaje de la exposición comercial
Secretaría de exposición. Asignación y producción de stands y coordinación de proveedores
Trato personalizado con los espónsors y expositores on-site y post-conferencia a fin de fidelizarlos para futuras ediciones del congreso

Gestión presupuestaria

Control y realización de cobros y pagos
Comunicación regular con el Comité Organizador sobre el estado de cuentas del congreso
Cierre contable del congreso
Informe final y recomendaciones para futuras ediciones

Post-congreso

Cierre y balance económico del congreso
Producción de materiales post-congreso tales como vídeos, DVD con resumen de ponencias, etc.

Déjese sorprender por nuestro Servicio Global

Convertir cada congreso, feria o evento deportivo en una experiencia sorprendente, única y gratificante para todos – organizadores y participantes – es nuestro principal objetivo.

Por ello ofrecemos a nuestros clientes un servicio global que permite cubrir con éxito todas las necesidades del mismo.

En Ultramar Events nos ocupamos de todo para que usted no tenga que preocuparse por nada.